TRANSAKSI DAN PENCATATAN DALAM JURNAL UMUM

1. PENGERTIAN

Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti  faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dokumen transaksi dalam akuntansi adalah dokumen transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang melibatkan unsur lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak berpengaruh terhadap posisi keuangan.

Pada perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pengawasan, pemeriksaan  baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase Request) selanjutnya  Order pembelian (Purchase Order).  Sampai disini belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan dengan demikian dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai dokumen referensi.

Dalam proses penerimaan  barang/jasa dibuatkan  “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama nya sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan pengaruhnya terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya. Surat bukti penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti transaksi.

Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

 B. MACAM-MACAM BUKTI TRANSAKSI

a. Kwitansi

Kwitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Dengan demikian, kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran kepada pihak yang bersangkutan, sedangkan kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan uang dari pihak yang bersangkutan.

b. Cek

Pada dasarnya cek merupakan surat perintah kepada bank dari orang yang menandatangani, untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang namanya disebut dalam cek.

c. Bilyet Giro

Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro, pada bank yang sama atau bank yang lain. Dengan demikian penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan tetapi menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

d. Faktur

Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara kredit. Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur pembelian sementara bagi pihak penjual disebut faktur penjualan.

e. Nota Kontan

Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara tunai. Seperti halnya faktur, lembar pertama (asli) diserahkan kepada pembeli sementara copynya disimpan dipihak penjual sebagai bukti transaksi penjualan tunai.

 f. Nota kredit atau Debit

Nota kredit (Credit Memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual, atau bukti persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang, karena rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Dalam hal demikian nota kredit dibuat oleh pihak penjual. Apabila barang yang diterima pembeli ternyata sebagian rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, dapat juga pihak pembeli menyampaikan sebuah nota kepada penjual yang berisi informasi pengiriman kembali barang yang rusak atau permintaan pengurangan harga. Nota ini disebut “Nota debit”. Dengan demikian nota debit dibuat oleh pihak pembeli.

g. Bukti Memo

Bukti memo merupakan bukti transaksi internal, misalnya memo dari pejabat tertentu atau pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakuakan pencatatan. Misalnya bukti memo untuk mencatat beban gaji yang masih harus dibayar, bukti memo untuk penarikan cek, bukti memo untuk mencatat penyusutan harta tetap dan sebagainya.

3.2  General Journal (Jurnal Umum)

Bentuk standar  jurnal dua kolom  sering disebut jurnal umum.

Bukti jurnal :

Adalah  bukti  khusus  yang  digunakan  sebagai  bukti  pencatatan  akuntansi yang dibuat oleh perusahaan, untuk semua transaksi yang terjadi. Tanggal  yang  dicantumkan  dalam  bukti  jurnal  harus  sama  dengan  tanggal yang  tercantum  dalam  kuitansi,  tanggal  dalam  kuitansi  itu  sendiri  menunjukkan  saat  terjadinya  transaksi.  Jika  saat  pembuatan  bukti  jurnal berbeda  dengan  terjadinya  transaksi,  bukti  jurnal  tetap  diberi  tanggal menurut  tanggal  kuitansi.  Bukti  jurnal  harus  diberi  nomor  urut,  sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan pencariannya di kemudian hari.

Proses  pencatatan  transaksi  ke  dalam  jurnal  disebut  penjurnalan, prosedur yang  diterapkan untuk jurnal umum adalah sebagai berikut :

a)      Setiap halaman jurnal diberi nomor urut untuk referensi.

b)      Tahun  dicantumkan  sekali  saja  pada  baris  paling  atas  dari  kolom “Tanggal”  di      setiap  halaman  jurnal,  kecuali  bila  dalam  halaman tersebut tahunnya berubah.

c)      Bulan  dicantumkan  sekali  saja  pada  garis  pertama  sesudah  tahun dalam kolom tanggal disetiap halaman kecuali dalam halaman tersebut bulannya berubah.

d)     Tanggal dicantumkan sekali saja pada kolom tanggal untuk setiap hari, tanpa memandang  jumlah  transaksi  yang  ada  pada  hari  itu.  Tanggal yang  dicatat  adalah  tanggal  terjadinya  transaksi,  bukan  tanggal dicatatnya transaksi dalam jurnal.

e)      Nama perkiraan yang didebet dicantumkan pada tepi paling kiri dalam kolom keterangan, nilai uangnya dicatat dalam kolom debet.

f)       Nama  perkiraan  yang  dikredit  dicantumkan  dibawah  agak  ke  kanan dari perkiraan yang didebet, nilai uangnya dicatat dikolom kredit Penjelasan  singkat  dapat  dicatat  dibawah  agak  ke  kanan  dari  setiap ayat jurnal.

g)      Kolom  referensi  digunakan0020 untuk mencatat  nomor  kode  perkiraan yang  bersangkutan  dibuku  besar,  kolom  ini  diisi  pada  waktu pemindahbukuan/posting ke buku besar.

h)      Nomor bukti  transaksi  yang dijadikan dasar pencatatan dalam  jurnal dicatat dalam kolom nomor bukti.

Contoh pengisian jurnal umum :

Untuk  memperjelas  ikuti  uraian  berikut  :  Selama  bulan  Oktober  2008  dari  perusahaan  “Binatu  Baru”  diperoleh  keterangan  seperti  di  bawah ini:

1 Okt 2008  Fadil memulai usaha binatu dengan modal berupa uang tunai sebesar Rp 20.000.000

3 Okt 2008  Membeli  peralatan  binatu  secara  kredit  dari  Toko  Bintang Elect Rp 3.000.000

5 Okt 2008  Membeli peralatan secara tunai sebesar Rp 1.500.000

8 Okt 2008  Membayar  sebagian  utang  pada  Toko  Bintang  Elect  Rp 1.200.000

21 Okt 2008  Menerima  hasil  cucian  Rp  580.000,00  tunai  dan  Rp 400.000,00 merupakan  tagihan kepada Ali

31 Okt 2008  Biaya-biaya untuk bulan Oktober antara lain

–  Beban upah  Rp 80.000

–  Beban sewa  Rp 100.000

–  Beban listrik  Rp  80.000,

31 Okt 2008  Menerima pembayaran dari Ali  Rp 400.000

 Dari data di atas, dibuatlah ayat-ayat jurnal seperti berikut :

Saldo normal tiap-tiap rekening/perkiraan adalah sebagai berikut:

Perkiraan	Saldo Normal	Menambah	Mengurangi
Aktiva	Debet	Debet	Kredit
Hutang	Kredit	Kredit	Debet
Modal	Kredit	Kredit	Debet
Pendapatan	Kredit	Kredit	Debet
Beban	Debet	Debet	Kredit

Contoh 1 :

Catatlah transaksi di bawah ini dalam jurnal umum:

– 1 Maret Ramli memulai perusahaannya dengan menginvestasikan sebagai modal pertama Rp. 7.500.000

–  5 Maret Dibayar sewa atas ruangan usaha sebesar Rp. 750.000

– 8 Maret Dibeli tunai dari Toko Sinar Perlengkapan kantor seharga Rp. 150.000 dan peralatan kantor seharga Rp. 650.000

– 10 Maret Dibeli dengan kredit tambahan peralatan kantor dari Toko Mulia Jakarta seharga Rp. 900.000

– 14 Maret Ramli mengambil uang tunai dari perusahaan untuk keperluan pribadinya sebesar Rp. 350.000

– 17 Maret dibayar gaji karyawan sebesar Rp. 275.000

– 19 Maret telah diselasaikan pekerjaan atas langganan dengan biaya penyelesaian sebesar Rp. 750.000 jumlah tersebut dafakturkan untul ditagih.

– 21 Maret Dibayar beban serba-serbi usaha sebesar Rp. 150.000

– 23 Maret Diterima pendapatan usaha sebesar Rp. 300.000

– 25 Maret Dibayar angsuaran hutang sebesar Rp. 300.000 kepada Toko Mulia Jakarta

– 28 Maret Diterima angsuran pembayaran langganan atas pekerjaan yang telah selesai tanggal 19 maret yang lalu sebesar Rp. 400.000

– 30 Maret Dibayar beban serba-serbi usaha sebesar Rp. 125.000

Penyelesaian :

Tanggal	Keterangan / Perkiraan	reff	Debit	Kredit
1/3	Kas Modal Ramli		7.500.000	7.500.000
5/3	Beban Sewa Kas		750.000	750.000
8/3	Perlengkapan kantor peralatan kantor Kas		150.000 650.000	800.000
10/3	peralatan kantor Hutang		900.000	900.000
14/3	Prive Ramli Kas		350.000	350.000
17/3	Beban Gaji Kas		275.000	275.000
19/3	Piutang Pendapatan usaha		750.000	750.000
21/3	Beban serba-serbi Kas		150.000	150.000
23/3	Kas Pendapatan usaha		300.000	300.000
25/3	Hutang Kas		300.000	300.000
28/3	Kas Piutang		400.000	400.000
30/3	Beban serba-serbi Kas		125.000	125.000
			12.600.000	12.600.000